Situatie:

Aan het einde van dit eerste studiejaar ging ik mijn stage lopen bij Dijksman en Partners Makelaars. Mijn belangrijkste SMART leerdoel was om mijn communicatieve vaardigheden te verbeteren Dit omvatte taken zoals het opnemen van de telefoon, het beheren van de agenda voor bezichtigingen, het beantwoorden van e-mails, en het voeren van klantgesprekken. Mijn rol was belangrijk voor het bedrijf omdat effectieve communicatie de klanttevredenheid en professionele reputatie beïnvloedt.

En tegelijkertijd vindt ik dat een belangrijke taak ook was: Bij te dragen aan de sociale media aanwezigheid van het bedrijf. Dijksman& partners maakte namelijk nog niet echt gebruik van social media zoals Instagram, TikTok of Facebook, en ze wilden hier in de toekomst meer mee gaan werken. Een van mijn taken was dan ook het creëren van meerdere social media platforms voor dit bedrijf.

 

Taak:

 Voorafgaand aan mijn stage formuleerde ik dus een concreet leerdoel: mijn communicatieve vaardigheden verbeteren zodat ik effectief kon omgaan met dagelijkse taken zoals het opnemen van de telefoon, het analyseren van afspraken voor bezichtigingen, het beantwoorden van e-mails, het voeren van klantgesprekken, en het maken van content voor social media, dit waren taken waaraan ik actief deel heb genomen vanaf de tweede week, onder begeleiding van een ervaren collega. In de eerste week heb ik namelijk vooral een introductie gekregen, ik heb mijn collega’s leren kennen, de systemen en vooral goed inzicht gekregen in hoe het bedrijf nou precies zijn dagelijkse taken uitvoert. Vanaf de derde week ben ik de benoemde taken zelfstandig gaan uitvoeren met gebruik van feedback om mijn aanpak ook te verbeteren waarbij dit nodig was. Ik heb tijdens mijn stage wekelijkse evaluatiesessies ingepland samen met mijn stagebegeleider om mijn voortgang te bespreken.

ik stelde als meetbaar doel dat ik aan het einde van mijn stage minimaal een 8/10 zou scoren op de evaluatie van mijn communicatieve vaardigheden door mijn stagebegeleider.

 

 

Actie:

Om mijn leerdoel te bereiken, heb ik de volgende acties ondernomen:

In de eerste week observeerde ik mijn collega’s tijdens klantgesprekken en telefoonafhandeling. Dit gaf me inzicht in de beste oefeningen voor professionele en klantgerichte communicatie.

Elke dag eindigde met een feedbacksessie waarin mijn observaties werden besproken en ik suggesties kreeg voor verbetering.

In de tweede week begon ik met het opnemen van de telefoon en het beantwoorden van e-mails onder begeleiding, zo nam ik een telefoontje aan van een klant die interesse had in een huisbezichtiging. Onder begeleiding, plande ik de afspraak en noteerde alle belangrijke details in de agenda.

Ik heb klantgesprekken mogen voeren waarbij ik onder begeleiding leerde hoe ik effectief vragen kon stellen en antwoorden kon geven die duidelijk en informatief waren. In de derde week voerde ik zelfstandig klantgesprekken en beheerde ik de telefoon- en e-mailafhandeling. Zo heb ik in deze derde week gebeld met een klant die een klacht had over een vertraagde afspraak. Ik luisterde actief naar de klant, erkende zijn zorgen, bood een oplossing aan en noteerde de gegevens voor de makelaar en ook de feedback voor verdere verbetering die ik daarna ook kon doorgeven. Ook gebruikte ik Dagelijks feedback van mijn collega’s om mijn aanpak aan te passen en te verbeteren. Bijvoorbeeld, na een feedbacksessie verbeterde ik mijn e-mailcommunicatie door duidelijkere en bondigere berichten te schrijven aangezien ze wel is wat langdradiger waren. Wekelijks besprak ik dus mijn voortgang met mijn stagebegeleider. Deze sessies hielpen me weer om mijn uitdagingen die ik tegen was gekomen te noteren.

Aan het einde van de stageperiode van vier weken presenteerde ik mijn bevindingen en leerresultaten en uiteindelijk mijn afgeronde 7S Analyse aan mijn stagebegeleider en het team.  Ik gaf specifieke voorbeelden van situaties waarin ik mijn communicatievaardigheden had toegepast en verbeterd.

Resultaat:

Aan het einde van mijn stageperiode vind ik persoonlijk dat ik mijn communicatieve vaardigheden wel degelijk heb verbeterd, Ik ontving namelijk positieve feedback van klanten over mijn klantgesprekken en mijn vermogen om hun vragen en zorgen effectief te behandelen, een situatie hierbij was dat een klant een compliment aan mij gaf voor mijn geduld en duidelijkheid tijdens een lang telefoongesprek over de aankoopprocedure van een woning.

Door de dagelijkse interacties en feedback durf ik te zeggen dat ik zelfverzekerder ben geworden in mijn communicatievaardigheden. Ik voelde mij namelijk erg comfortabel tijdens een belangrijk klantgesprek waarin ik zelfstandig de verkoopvoorwaarden van een huis besprak en de klant overtuigde van de vele voordelen.

 

Reflectie:

Het wekelijkse evaluatieproces hielp mij heel erg om mijn voortgang te monitoren en stappen te bepalen voor verdere verbetering. De presentatie van mijn leerresultaten aan het einde van de stage bood een gestructureerde manier om mijn prestaties na te bespreken en waardevolle feedback te ontvangen voor dus mijn verdere ontwikkeling. De vaardigheden en inzichten die ik tijdens deze stage heb opgedaan, zijn niet alleen van waarde voor mijn huidige rol, maar zullen ook weer altijd bijdragen aan mijn toekomstige professionele groei. Uit de feedback die ik heb gekregen van mijn stagebegeleider Niels van Rees, bleek dat ook hij heeft opgemerkt dat ik mijn SMART leerdoel al goed heb bereikt. Er is natuurlijk altijd ruimte voor verbetering maar ik ben al goed opweg in mijn ontwikkeling. Zo benoemde Niels in de feedback dat ik in de eerste week wat verlegen was en de kat uit de boom keek en dat in de toekomst gelijk anders moet aanpakken omdat ik anders nooit mijn doelen zal bereiken, want elke dag telt. Verder ben ik blij met de positieve feedback die ik van hem heb mogen ontvangen. Dit motiveert mij ook weer voor mijn verdere (school) carriere.

Deze ervaringen hebben mij echt geleerd hoe belangrijk effectieve communicatie is in de makelaardij en hebben mij praktische tools en vertrouwen gegeven om deze vaardigheden nog verder te ontwikkelen.